La Dovuta Diligenza (Due Diligence), prevista dal Regolamente EUTR per gli Operatori, comporta l’adozione di un “Sistema di valutazione del rischio che il legno o i prodotti da esso derivati provengano da fonti illegali” costituito da misure e procedure mirate a minimizzare il rischio di immissione nel mercato UE di legname o prodotti da esso derivati di origine illegale.
Un Sistema di Dovuta Diligenza (SDD) può essere sviluppato in autonomia o, in alternativa, l’Operatore può adottare quello predisposto da un Organismo di Monitoraggio (MO) riconosciuto dalla Commissione europea. In entrambi i casi l’Operatore è il solo responsabile della corretta attuazione del SDD.

Un Sistema di Dovuta Diligenza deve comprendere i seguenti elementi:

1. l’accesso alle informazioni,
2. procedure di valutazione del rischio che il legno e i prodotti da esso derivati immessi sul mercato UE siano di provenienza illegale. La procedura serve a determinare se il rischio individuato è trascurabile;
3. se dall’applicazione di quanto previsto al punto 2. risulta che il rischio non è trascurabile, procedure di attenuazione (mitigazione del rischio) volte a minimizzare la possibilità di immettere nel mercato legno illegale.

L’Operatore deve mantenere e rivalutare periodicamente (al massimo ogni 12 mesi)  il Sistema di Dovuta Diligenza (SDD) adottato, salvo che ricorra ad un Sistema messo a disposizione da un Organismo di Controllo il quale provvederà direttamente all’aggiornamento, e deve garantire la conservazione della documentazione del SDD per almeno 5 anni.

Le informazioni, devono includere:

• una descrizione del legno o dei prodotti da esso derivati (definizione commerciale e tipo di prodotto), nonché il nome comune della specie legnosa e, se possibile, la sua denominazione scientifica completa (necessaria quando i nomi commerciali o comuni sono ambigui);
• il Paese di raccolta e la regione subnazionale dove è stato effettuato il taglio;
• il documento autorizzativo del taglio;
• la quantità, espressa in volume, peso o numero di pezzi (unità);
• il nome e indirizzo del fornitore;
• il nome e indirizzo del Commerciante (ossia il cliente dell’Operatore) al quale è stato venduto il legno o i prodotti da esso derivati;
• documenti o informazioni di altro tipo comprovanti la conformità del legno o dei prodotti da esso derivati alla legislazione applicabile in vigore nel Paese di raccolta.

La valutazione del rischio deve tener conto delle informazioni raccolte e considerare i seguenti criteri:

• la garanzia del rispetto della legislazione applicabile, che può includere la certificazione forestale (FSC/PEFC) o una verifica indipendente della legalità dell’origine del legname;
• la diffusione della raccolta illegale di determinate specie legnose;
• la prevalenza di pratiche illegali nel Paese e/o nelle regioni subnazionali di provenienza del legno (valutabili ad esempio attraverso gli indici sul livello di corruzione del Paese) e tenendo in debita considerazione anche l’eventuale presenza di conflitti armati;
• l’esistenza di sanzioni del Consiglio di Sicurezza dell’ONU o dell’UE (ad esempio, embarghi sulle importazioni ed esportazioni di legno);
• la complessità della catena di approvvigionamento (soprattutto se sono coinvolti più di tre soggetti).

L’Operatore deve essere in grado di dimostrare che la propria valutazione del rischio è sistematica, obiettiva, trasparente e ripetibile.

Se il rischio individuato risulta non trascurabile è necessario ricorrere all’adozione di procedure di attenuazione: acquisizione di informazioni supplementari (ulteriori evidenze documentali) dai fornitori o altri soggetti della catena di approvvigionamento anche in situ.

L’Operatore dovrà decidere se sia ragionevolmente possibile predisporre azioni di attenuazione del rischio o se non sia più conveniente cambiare fornitore e/o prodotto in quanto non si riescono ad acquisire informazioni e documentazione sufficienti per dimostrare che il rischio di introduzione di merce illegale nella catena di approvvigionamento sia davvero trascurabile.

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